Çok şirketli Trendyol satıcısı: şirket ve mağazaları ayırmak
Farklı şirketlere ait Trendyol mağazalarını aynı depodan yönetirken hangi kayıtlar şirket bazında ayrı kalır, depoda neler karışır, muhasebeciye ne sorulur?
Kısa cevap: Farklı şirketlere ait Trendyol mağazalarını aynı depodan, aynı ekiple yönetebilirsiniz; ama her mağazanın satıcı sözleşmesi, satış faturaları, Trendyol’dan gelen faturaları ve hakedişi kendi şirketine aittir. Günlük işte her siparişin hangi şirkete ait olduğu depodan rapora kadar görünür kalsın. Ortak stok, şirketler arası mal hareketi ve ortak giderler gibi konularda kararı muhasebecinizle verin. Bu yazı vergi veya hukuk danışmanlığı yerine geçmez.
Birden fazla mağazayla çalışmanın genel düzeni için birden fazla Trendyol mağazası rehberine bakabilirsiniz.
Hangi kayıt hangi şirkete aittir?
Çok şirketli satıcı, Trendyol’da birden fazla şirketin mağazasıyla satış yapan işletmedir. Örneğin aynı aile hem bir limited şirketin hem bir şahıs şirketinin mağazasını yönetir. Mağazaların paketleri aynı depodan çıkabilir; kayıtlar ise şirket şirket ayrılır.
| Kayıt | Kime aittir? | Not |
|---|---|---|
| Trendyol satıcı sözleşmesi | Mağazayı açan şirkete | Her mağaza kendi sözleşmesiyle çalışır |
| Müşteriye kesilen satış faturası | Siparişin geldiği mağazanın şirketine | Fatura bilgisi mağazanın şirketiyle eşleşmeli |
| Trendyol’un kestiği komisyon ve hizmet faturaları | Mağazanın şirketine | Trendyol komisyon faturalarını satıcıya keser; faturalar o mağazanın panelinde Finans > Fatura Listeleme sayfasında görünür (komisyon faturaları) |
| Hakediş | Mağazanın şirketinin banka hesabına | Trendyol’a göre IBAN’daki ad, şirketin ticari unvanıyla aynı olmalı (başvuru adımları) |
| Kargo etiketindeki gönderici bilgisi | Mağazaya | İlk baskıda etiketteki bilgiyi mağazanın şirketiyle karşılaştırın |
| Depo kirası, personel, ambalaj | Muhasebecinizin belirleyeceği şirkete | Ortak giderlerin paylaşımı vergisel bir karardır |
En çok soruyu tablonun son satırı doğurur. Depo da ekip de ortak; ama bu giderlerin hangi şirketin defterine nasıl yazılacağına operasyon tarafında karar verilemez.
Ortak depoda karışabilecek noktalar
Depo tek, ama kâğıt üzerinde birden fazla şirket var. Sorunlar genellikle aşağıdaki konularda çıkar. Bunların kayıt tarafı muhasebe kararıdır; soruları bir sonraki bölümde topladık.
Stoğun sahibi. Raftaki ürün hangi şirketin malı? Aynı ürünü iki şirketin mağazasında satıyorsanız bir şirketin aldığı malın diğer şirketin mağazasından satılması, şirketler arasında bir mal hareketi doğurabilir.
Kargo ve ambalaj malzemesi. Kutular, poşetler, etiket ruloları ortak alınır. Faturası hangi şirkete kesilecek, diğer şirketin payı ne olacak?
Personel. Paketleme ekibi iki şirketin paketlerini de hazırlar. Çalışanların hangi şirketin bordrosunda olacağı ve diğer şirkete verilen hizmetin nasıl kayda geçeceği baştan belli olmalı.
İade gelen ürün. İade edilen ürünün hangi şirketin stoğuna döneceği ve kayıtlara nasıl gireceği de bu kararlardan biri. Depoda iade kutusunu açan kişinin mağazayı paket üzerinden görebilmesi gerekir.
Etiket ve fatura eşleşmesi. Aynı masada iki şirketin paketleri hazırlanırken bir paketin içine diğer şirketin faturası konursa sorun hem müşteriye hem muhasebeye yansır. Faturayı pakete koyuyorsanız, paketi kapatmadan önce faturadaki şirket adını, etiketteki sipariş numarasının ait olduğu mağazanın şirketiyle eşleştirin.
Muhasebecinize götürülecek sorular
Bu soruları bir kez konuşup cevapları yazılı olarak saklayın. Yeni bir şirket veya mağaza eklediğinizde listeyi yeniden gözden geçirin:
- Ortak depodaki stoğu şirketlere göre nasıl ayırmalıyız? Şirketler arası mal hareketi nasıl belgelenmeli?
- Depo kirası, personel, ambalaj ve kargo malzemesi giderleri hangi şirkete yazılmalı?
- Bir şirketin aldığı ürün diğer şirketin mağazasında satılırsa ne yapılmalı?
- İade gelen ürün hangi şirketin stoğuna dönmeli, kayıtlara nasıl girmeli?
- Trendyol’un her mağazaya kestiği faturalar ve hakediş ekstreleri nasıl eşleştirilmeli?
- Kupon, reklam bakiyesi ve influencer faturası gibi kalemler hangi şirkette, nasıl izlenmeli?
- Ay sonunda size her şirket için hangi raporları, hangi biçimde göndermeliyiz?
Muhasebecinizin işini kolaylaştırmak için her rapor tek bir şirkete ait olsun ve şirketin adı raporun üzerinde yazsın.
Satışları ve hakedişi şirket bazında okuyun
Birden fazla şirketin mağazalarını aynı listede görmek günlük işte pratik. Para tarafında ise toplam rakam yanıltıcı olabilir: üç mağazanın toplam satışı, şirketlerden herhangi birinin satışını göstermez. Ay sonunda her şirketi ayrı okuyun.
Varsayımsal örnek, bir ay sonu düzeni:
| Şirket | Mağazalar | Okunacak kayıtlar | Muhasebeciye gidecek |
|---|---|---|---|
| A Limited | Mağaza 1, Mağaza 2 | İki mağazanın satış raporu ve hakediş ekstresi | A Limited’in iki mağazasının raporları birlikte, mağaza adlarıyla |
| B Şahıs | Mağaza 3 | Mağaza 3’ün satış raporu ve hakediş ekstresi | Yalnızca B Şahıs’ın raporları |
Satış tutarı ile hesabınıza geçen ödeme aynı rakam değildir; arada komisyon, kargo, kupon ve başka kesintiler vardır. Bu farkı rapor üzerinde okumak için Trendyol satış raporu: ciro ve kâr farkı yazısına, satıştan ödemeye giden yol için Trendyol hakediş rehberine bakabilirsiniz.
Sevkit’in yönetici özetinde (Özet) satışları şirket ve mağaza bazında karşılaştırabilir, kupon giderini, reklam bakiyesi yüklemelerini ve Trendyol’un influencer faturalarını ayrı satırlarda görebilirsiniz. Bu ekran muhasebe kaydının yerini tutmaz; rakamları şirket bazında okumanız içindir.
Kimin hangi şirketin rakamını göreceğini belirleyin
Çok şirketli düzenlerde yetki sorusu yalnızca depo için sorulmaz. Şirketlerden birinin ortağı yalnızca kendi şirketinin rakamlarını görmek isteyebilir. Her şirketin dış muhasebesini farklı bir büro tutuyor olabilir.
Önce kişileri ve şirketleri yazın:
| Kişi | A Limited | B Şahıs |
|---|---|---|
| İşletme sahibi | Her şey | Her şey |
| A Limited’in ortağı | Satış ve rapor | Erişim yok |
| Paketleme ekibi | Siparişler, toplam rakamlar olmadan | Siparişler, toplam rakamlar olmadan |
| B Şahıs’ın muhasebecisi | Erişim yok | Finans |
Trendyol panelinde bu ayrım mağaza bazında yapılır; her mağazanın kullanıcılarını o mağazanın panelinde tanımlarsınız. Rol seçimi ve kullanıcı ekleme adımları için Trendyol alt kullanıcı ekleme rehberine bakabilirsiniz.
Sevkit’te bir kullanıcıyı belirli şirketlerle sınırlayabilirsiniz; o kullanıcı yalnızca bu şirketlerin mağazalarını görür. “Rapor görüntüleyici” rolündeki bir kullanıcı ise sipariş listesini görmez, yalnızca kendi şirketinin Özet’ini görür.
Şirket değiştiğinde ya da yeni şirket eklendiğinde
Trendyol Satıcı Bilgi Merkezi’nde vergi kimlik numarası değişimi için bir sayfa var: şirketinizin vergi numarası değiştiyse ve aynı panelden satışa devam etmek istiyorsanız talebi Canlı Destek ya da Satıcı Destek hattından açarsınız. Trendyol’un yayımladığı satıcı sözleşmesi metnine göre satıcı sözleşmeden doğan haklarını Trendyol’un yazılı izni olmadan devredemez (madde 10). Sizin imzaladığınız sözleşme sürümünde madde numarası farklı olabilir. Vergi kimlik numarası değişimi sayfası şahıs şirketinden sermaye şirketine geçiş gibi her durum için istenen belgeleri ayrı ayrı listeliyor; talebi açmadan önce kendi durumunuzun listesine bakın. Mağazanın başka bir şirkete satılması ya da devredilmesi için ayrı bir süreç sayfası bulamadık.
Şahıs şirketinden limited şirkete geçiş veya mağazanın başka bir şirkete devri, vergisel ve hukuki sonuçları olan bir karardır. Bu kararı muhasebecinizle ve gerekiyorsa bir hukukçuyla verin. Operasyon tarafında geçiş tarihini netleştirin ve şunları kontrol edin:
- Geçiş tarihinden önceki ve sonraki siparişlerin hangi şirkete ait olacağı yazılı.
- İlk siparişte fatura ve etiket üzerindeki şirket bilgisi kontrol edildi.
- Raporlarda geçiş tarihi not edildi; eski ve yeni şirketin rakamları karıştırılmıyor.
- Kullanıcılar ve kullandığınız uygulamalardaki şirket bilgisi güncellendi.
- Ödemelerin gideceği banka hesabı yeni ticari unvana ait ve panelde güncellendi.
Sık yapılan hatalar
- Toplam rakamı tek şirketin rakamı gibi okumak. Üç mağazanın toplam satışı yönetim için işe yarar; vergi ve muhasebe için şirket bazında rakam gerekir.
- Faturayı yanlış pakete koymak. Ortak masada iki şirketin faturaları yan yana basılıyor ve paket kapatılmadan eşleşme kontrol edilmiyorsa fatura yanlış kutuya gider.
- Ortak giderleri “sonra bakarız” diye bırakmak. Ay sonunda geriye dönüp paylaştırmak, baştan kural koymaktan zordur.
- Herkese her şirketi açmak. Bir şirketin ortağı veya muhasebecisi diğer şirketin rakamlarını görmeyecekse bunu baştan yetkiyle ayırın.
Sık sorulan sorular
İki şirketin mağazasını aynı depodan yönetmek kurallara uygun mu?
Siparişleri aynı depoda hazırlamak sizin iç düzeninizle ilgili bir karar. Trendyol tarafında her mağaza kendi sözleşmesine bağlıdır; vergi tarafında stok, gider ve mal hareketinin nasıl kayda geçeceği bir muhasebe kararıdır. Bu konuları yukarıdaki soru listesinde topladık.
Aynı ürünü iki şirketin mağazasında satabilir miyim?
Trendyol’un bu konudaki kuralını satıcı desteğine sorun. Kurallara uygunsa bile, bir şirketin malının diğer şirketin mağazasında satılması şirketler arasında bir mal hareketi doğurabilir; bunun nasıl belgeleneceği muhasebeciye götürülecek sorular arasında.
Şahıs şirketinden limited şirkete geçince mağazaya ne olur?
Trendyol, vergi numarası değiştiğinde aynı panelden devam etmek için destek hattından talep açılmasını istiyor. Mağaza puanının, yorumların ve kampanyaların yeni şirkete geçip geçmediğini Trendyol’un sayfası anlatmıyor; başvurmadan önce satıcı desteğinden yazılı teyit alın. Geçişin vergisel tarafı, özellikle eski şirketin elindeki stoğun yeni şirkete nasıl aktarılacağı, bir muhasebe kararıdır; bunu geçiş tarihinden önce netleştirin.
Her şirket için ayrı kullanıcı açmam gerekir mi?
Trendyol panelinde kullanıcılar her mağaza için ayrı tanımlanır. Bir kişinin hangi şirketlerin mağazalarına gireceğini önce bir tabloda belirleyin, sonra her mağazada yalnızca gereken kullanıcıyı açın.
Farklı şirketlere ait mağazaların siparişlerini şirket ve mağaza bilgisiyle aynı listede görmek ve kullanıcıları şirketlere göre sınırlamak için Sevkit’i 30 dakikalık görüşmede örnek verilerle görebilirsiniz: Görüşme talep edin.