Trendyol sipariş yönetimi: günlük hazırlık ve takip akışı
Trendyol siparişlerinizi şirket ve mağaza bazında ayırın; paket, ürün ve adet kontrollerini etiket, kargo takibi ve gün sonu değerlendirmesine bağlayın.
Kısa cevap: Trendyol sipariş yönetiminde günü yalnızca yeni siparişleri sayarak planlamayın. Önce hangi şirket ve mağazanın işini hazırladığınızı belirleyin; ardından paketleri içeriklerine göre ayırın, ürün ve adetleri kontrol edin, etiket baskısını doğrulayın. Kargoya teslim ve satış değerlendirmesi için ayrı kontroller tutun. Sipariş sayısı, hazırlanacak paket sayısı ve depodan çıkacak ürün adedi farklı sorulara cevap verir.
Birden fazla mağazayla çalışırken aynı ürün adı farklı listelerde karşınıza çıkabilir. Sabah açtığınız listenin dışında önceki günden kalan bir paket de olabilir. Bu yüzden ilk kararınız “Bugün kaç sipariş geldi?” sorusundan önce, “Şu anda hangi paketlerin hazırlanması gerekiyor?” olmalı.
Önce saydığınız şeyi netleştirin
Günlük iş dağılımında şu üç sayıyı ayrı kullanın:
| Kavram | Neyi anlatır? | Hangi işte kullanılır? |
|---|---|---|
| Sipariş | Müşterinin verdiği sipariş kaydı | Sipariş hacmini ve sipariş bazındaki durumu izleme |
| Paket | Ayrı hazırlanan ve kendi kargo etiketiyle takip edilen gönderi | Paketleme, etiket eşleştirme ve kargo takibi |
| Adet | Paketlerin içindeki ürün miktarı | Raftan alma ve eksik ürün kontrolü |
Trendyol da sipariş paketleri dokümanında sipariş numarasıyla paket kimliğini ayrı tanımlar. Bir sipariş birden fazla pakete ayrıldığında her paket ayrı bir kayıt olarak izlenir.
Tamamen örnek bir iş listesi: Bir sipariş tek pakette üç kupa içeriyor. Diğer sipariş iki ayrı pakette, her pakette birer havlu içeriyor. Listenizde 2 sipariş, 3 paket ve toplam 5 adet ürün bulunur. “İki sipariş var” demek, hazırlanacak iki kutu ya da raftan alınacak iki ürün olduğu anlamına gelmez.
Şirket ve mağaza bilgisini de bu sayılardan ayrı tutun. Aynı ekranda çalışmak, farklı mağazaların siparişlerini veya kargo paketlerini birleştirmek değildir. Her paketin hangi mağazaya ait olduğu, hazırlıktan teslim takibine kadar anlaşılır kalmalı.
Güne şirket, mağaza ve kalan iş kontrolüyle başlayın
İlk turda ürün toplamaya geçmeden listenin kapsamına bakın:
- Şirket ve mağazayı kontrol edin. Tek mağazanın işi mi hazırlanacak, yoksa yetkili olduğunuz birkaç mağaza birlikte mi değerlendirilecek?
- Hazırlanmayı bekleyen paketleri bulun. Sadece bugünün sipariş tarihine bakarsanız önceki günden kalan işi dışarıda bırakabilirsiniz.
- Verinin güncelliğini değerlendirin. Pazaryeriyle ayrı bir uygulama birlikte kullanılıyorsa son değişikliğin diğer ekrana yansıyıp yansımadığını kontrol edin. İptal veya durum değişikliği şüphesinde ilgili kaydı yeniden inceleyin.
- İstisnaları ayırın. İçeriği, durumu veya etiketi konusunda sorusu olan paketi normal hazırlık sırasına karıştırmayın. Sorunu ve kontrol edecek kişiyi kısa bir notla belirtin.
Sevkit’in çoklu mağaza yaklaşımını değerlendirirken aynı liste içinde şirket ve mağaza bilgisinin nasıl korunduğuna bakın. Siparişlerin dönemsel olarak güncellenmesi, pazaryerindeki her değişikliğin aynı anda ekranda olacağı anlamına gelmez.
Paketleri aynı hazırlama işine göre ayırın
Her pakete aynı kontrolü uygulamak yerine içeriğin gerektirdiği işe göre ilerleyin. Aynı üründen üç adet içeren pakette temel risk adet atlamaktır. İki farklı ürün içeren pakette ise hem ürün kimliğini hem her ürünün adedini doğrulamanız gerekir.
| Hazırlama grubu | Önce kontrol edilecek bilgi | Masada yapılacak kontrol |
|---|---|---|
| Aynı üründen birden fazla adet | Stok kodu ve istenen adet | Aynı üründen gereken miktar tamam mı? |
| Birden fazla farklı ürün | Her ürünün stok kodu ve adedi | Doğru çeşitler, doğru miktarlarla bir arada mı? |
| Tek ürün, tek adet | Ürün kimliği ve paketin siparişle ilişkisi | Bu paket gerçekten bu içerikle tamamlanıyor mu? |
Gruplama, paketleri birleştirme talimatı değildir. Aynı stok kodunu içeren beş paketi art arda hazırlasanız da beşinin etiketi ve paket kimliği ayrı kalır. Bir mağazadaki stok kodunu diğer mağazadaki aynı metinle otomatik olarak aynı ürün kabul etmeyin; mağaza bağlamını ve ürün bilgisini birlikte doğrulayın.
Sevkit’in “Tek ürünlü” görünümü de yalnızca ürün çeşidine bakmaz: tek ürün, tek adet ve siparişin başka aktif paketinin bulunmaması koşulları birlikte aranır. Ayrımın örnekleri ve bölünmüş sipariş kontrolü için çok adetli sipariş paketleme rehberine geçebilirsiniz.
İş sırasını ekibinize göre seçin. Aynı üründen çok adet içeren paketleri önce hazırlıyorsanız, bu grubu bitirirken masadaki ürün ve etiketleri toparlayın; ardından farklı ürünlü paketlere geçin. Yarım kalan paketin hangi gruba ait olduğunun tahmine bırakılmaması gerekir.
Etiket baskısını ve hazırlık durumunu ayrı doğrulayın
Yazdırma penceresinin açılması, etiketin kâğıda çıktığını göstermez. Yazıcı durabilir, bir etiket yarım çıkabilir veya yeniden baskıda eski etiket masada kalabilir. Paket hazırlığına devam etmeden önce fiziksel çıktıyı kontrol edin.
Etiketi yapıştırırken mağaza ve paket bilgisiyle içeriği eşleştirin. Ürün adını tek başına yeterli görmeyin; benzer adlar varsa stok koduna, varyanta ve adede bakın. Hasarlı baskıyı yeniden almanız gerekiyorsa eski etiketin aynı pakete ikinci kez kullanılmasını önleyecek şekilde masadan ayırın.
Ekibinizde “İşleme alındı” durumunun hangi kontrolden sonra uygulanacağını da netleştirin. Etiketi çıktı, içerik kontrol edildi ve paket hazır şeklinde bir iç kontrol noktası kullanabilirsiniz. Ancak bu durum, kargo firmasının paketi teslim aldığına kanıt değildir. Baskı onayı, pazaryerindeki işlem sonucu ve kargoya teslim ayrı ayrı doğrulanır.
Toplu kargo etiketi yazdırma rehberinde ilk baskı, tekrar baskı ve yarım kalan iş için daha ayrıntılı bir kontrol sırası bulabilirsiniz.
Kargoya teslimden sonra takip edilecekleri belirleyin
Paket masadan çıktığında takip işi bitmez. Kargoya ayırdığınız paketlerle taşıma durumuna geçen kayıtları karşılaştırın; belirsiz kalan bir paketi “gönderildi” varsayımıyla kapatmayın.
Taşımada bekleyen bir paket için önce mağaza, paket kimliği, kargo firması ve takip numarasını bir araya getirin. Ardından son hareketi kontrol edin ve gerekiyorsa ilgili kargo firmasına sorun. Sadece gün sayısına bakarak paketin kaybolduğuna karar vermeyin.
Sevkit’in “Kargoda 5+ gün” ayrımı, bildirilen ilk taşıma kaydından itibaren 120 saati doldurduğu hâlde taşıma durumunda kalan paketleri incelemek içindir. Bu, kargo firmasının teslimat taahhüdü veya kayıp paket tespiti değildir. Hangi bilgileri kaydetmeniz gerektiğini kargoda bekleyen siparişleri inceleme rehberinde bulabilirsiniz.
Gün sonunda depo kontrolüyle satış kontrolünü ayırın
Depo tarafında şu soruyu kapatın: Hangi paket hazırlandı, hangisi bekliyor ve bekleyen iş kime devredildi? Satış tarafında ise hangi şirket, mağaza ve tarih aralığına baktığınızı belirleyin. Bir günün satış tutarı tek başına o gün tamamlanan paketleme işini anlatmaz.
Örneğin bugün hazırladığınız bir paket dünün siparişine ait olabilir. Satış sayısını bugünün hazırlanan paket sayısıyla birebir eşleştirmeye çalışırsanız farkı yanlış yorumlayabilirsiniz. Sipariş, paket ve adet sayılarını aynı kapsamda karşılaştırın.
Satış tutarını net kâr veya hesabınıza aktarılacak ödeme olarak da okumayın. Bu ayrımları ve dönem karşılaştırmasında sorulacak soruları Trendyol satış raporu: ciro ve kâr farkı yazısında ele alıyoruz.
İşi paylaşırken herkesin aynı rakamları görmesi gerekmez. Sevkit’in kullanıcı ve yetki yaklaşımında depo kullanıcısının tek tek sipariş tutarlarını görmesiyle toplam finans rakamlarına erişmesi ayrı ele alınır. Görev dağılımını incelerken şirket ve mağaza kapsamını da kontrol edin.
Her gün kullanabileceğiniz kısa kontrol listesi
Bu listeyi iş başında ve devir sırasında kullanabilirsiniz:
- Çalışılacak şirketler ve mağazalar belli; listede doğru kapsam açık.
- Önceki günden kalan paketler kontrol edildi; tarih filtresi işi gizlemiyor.
- Paketler içeriklerine göre ayrıldı; stok kodu, varyant ve adetler doğrulandı.
- Çıkan etiketler fiziksel olarak kontrol edildi; tekrar baskılar ayrıldı.
- Hazırlanan paketlerin işlem sonuçları tek tek görüldü; başarısız kalanlar devredildi.
- Kargoya ayrılanlarla taşıma durumuna geçenler karşılaştırıldı.
- Sorunlu paketlerin mağazası, kimliği, sorunu ve kontrol edecek kişisi yazıldı.
- Gün sonu değerlendirmesinde sipariş, paket ve adet aynı kapsamda okundu.
Bu akışı kendi mağaza düzeninizle karşılaştırmak için sipariş listesini ve hazırlık adımlarını örnek verilerle inceleyebilirsiniz. Ekibinizin hangi noktada hangi kontrolü yapacağını konuşalım: Görüşme talep et.